Veranstaltungsorganisation
Veranstaltungsorganisation - Neudeutsch: Event-Management - umfasst alles, was sich im Zuge von Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Veranstaltung ergeben kann. Inzwischen hat sich hieraus ein veritabler Geschäftszweig entwickelt.
Wer Veranstaltungen im Alleingang organisieren möchte oder muss, braucht gute Kontakte und ein hohes Maß an Selbstdisziplin. Sind mehrere Personen mit dem Ereignis befasst, sollten jedem alle Informationen zugänglich sein. To-Do-Listen sind unerlässlich.
Zunächst sollte der Charakter der Veranstaltung bestimmt werden: wissenschaftliche Konferenz, Goldene Hochzeit, Preisverleihung, Geschäftseröffnung, Modenschau, Abiturfeier etc. Wer ist auf jeden Fall dabei, wen hätte man gern dabei, wer muss kommen und wer sollte möglichst nicht erscheinen? Weitere Punkte sind: Verpflegung (Catering: Sonderwünsche und Allergien der Gäste erfragen), Dekoration (Florist etc.), Bestuhlung (müssen Möbel gemietet werden?).
Wird Technik benötigt: Ist die Beleuchtung angemessen? Gibt es Licht für das Rednerpult? Von wem kommt die Musikanlage (Vorführrechte!)? Werden Mikrofone, Beamer etc. benötigt? Passen diese zur Raumgröße?
Wie groß muss der Veranstaltungsort sein - ist er schon da, muss man ihn reservieren und/oder mieten? Kommen die Gäste gut dorthin und von dort auch wieder weg? Wo lassen sie ihre Garderobe während der Veranstaltung? Sind bezüglich der Gäste und des Ortes bestimmte Sicherheitsvorkehrungen zu treffen (ggf. Polizei kontaktieren)?
Werden Reden gehalten? Wer schreibt, korrigiert und genehmigt sie? Werden Urkunden überreicht? Wer entwirft, druckt, rahmt sie? Gibt es eine Presseinformation (im Vorab) und eine Pressemitteilung (im Anschluss)? Wer schreibt und genehmigt diese? Wer übernimmt die Korrespondenz (entwirft Einladungen, druckt, versendet sie, regelt den Rücklauf)? Wird eine Publikation geplant (Tagungsband), oder soll sie bereits ausliegen (Tagungsunterlagen/Hochzeitszeitung)?
Ist der zeitliche Rahmen ein Problem? Wer übernimmt die Aufgabe, den Ablauf zu kontrollieren und Abweichungen so gering wie möglich zu halten?
Nich zu vergessen: die Finanzen. Wer zahlt? Ist die Finanzierung sicher, oder müssen Sponsoren gefunden werden? Zahlen die Gäste/Teilnehmer Eintritt? Wer leistet die Vorfinanzierung? Sind Steuern (Einnahmen) zu entrichten und an wen?